英文邮件的书写要求和规范

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（三）书信结构
书写英语信件要注意下面几点：英语书信结构、书写款式及要求：
1．书信结构 英语书信结构一般有以下几个部分组成：
(1)信封（envelope）.英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票.只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置 （信封的右上角）和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样.发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中 右偏下处,如下：
Liu Yan-hua
Room 302,No.48,Yanan Road (M) stamp
Shanghai,20040
P.R.China Prof.John Hill
607 North Willington Avenue
West Palm Beach,Florida 33404
U.S.A.
(2)信头 (heading),即写发信人的地址和日期（右上角）.信头位于信的最上方,原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反）,门牌号码和街名或单位 名占一行（太长可占两行）,城镇名和邮政编码占一行,国名占一行.然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式）,如：May8,1996或8May,1996.必然说明的是,月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996年5 月8 日,而英国人则理解为1996年8 月5 日.
(3)信内姓名地址 (inside address),即写收信人的姓名和地址（左上角）.封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄.封内地址 的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样.
(4) 称呼 (salutation),即写对收信人的尊称（一般用Dear Mr.… ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）.称呼应与亲近程度相吻合.最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用）,一般用于给*机关、官员的公函中,或用于首次往来的商业书信中.比较熟识的人由应称他的姓,最随便也是最亲近的称呼是直呼其名,一般用于亲 朋好友,但应注意,称姓时只称姓,不要又称名,而称名时 不要加Dr或Mr.如某人全名为William.另外,如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms..称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）.称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行.称呼后面的标点一般 只能用逗号.以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：
Liu Yan-hua
Room 302,No 48,Yanan Road (M)
Shanghai 200040
P.R.China
June 22,2002
Prof.John Hill 607
North Willington Avenue
West Palm Beach,Florida 33404
U.S.A.Dear Professor Hill,
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注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略.
(5)正文 (body),即信件内的主要内容,是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确.如果正文很长需要几张信 纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如：Mr.WilliamJ.Hall.正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行.
(6)信尾客套语 (complimentary close),即写信人在信的右（或左）下角,写上表示自己对收 信人一种礼貌客气的谦称,相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语.如：Best wishes.
(7)信尾签名 (signature),即亲笔签上写信人自己的姓名,如:Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,.
如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名.除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括：
(a)附件 (Enclosure),以Enc.表示,如“附有.证明”应写为Enc…Certificate；
(b)再启（附言） (Postscript),一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,这时用P.S.表示,再写上遗漏的话即可,要长话短说.通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头.注意：在正式的信函中,应避免使用附言..表示；
(c)抄送件(Carbon Copy to…),以c.c.表示,说明一式多份抄送其他有关人员.这些都是次要的补充部分.P.S.主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象.Enc.和c.c.大都用在商贸信函中.